Wer kennt es nicht: Du erstellst eine Word-Vorlage und der Projektname oder das Datum muss an fünf verschiedenen Stellen im Dokument auftauchen. Trägst du den Wert an einer Stelle ein, musst du ihn an den anderen Stellen ebenfalls aktualisieren – und garantiert wird irgendwann eine vergessen.
Die Lösung: Inhaltssteuerelemente und XML-Mapping.
Das Geniale daran: Die Felder lassen sich miteinander verknüpfen und synchronisieren sich automatisch – ganz ohne fehleranfällige VBA-Makros und ohne die Einschränkungen klassischer Querverweise.
Schritt 1: Die eigene Feldstruktur erstellen (XML)
Word bietet im normalen Editor keinen direkten „Neu“-Button, mit dem du komplett eigene Feldnamen anlegen kannst. Wir nutzen deshalb eine eigene XML-Datei, die unsere eigenen Felder definiert.
Lege eine reine Textdatei mit folgendem Beispielinhalt an, den du an die eigenen Bedürfnisse anpasst:
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<MeineEigenschaften>
<Projektname>Hier Projektnamen eintragen</Projektname>
<Projektleiter>Name des Leiters</Projektleiter>
<Abteilung>Standardabteilung</Abteilung>
</MeineEigenschaften>Wichtig: Die Datei muss mit der Endung .xml gespeichert werden
Schritt 2: Entwicklertools aktivieren und XML laden
Für die nächsten Schritte benötigst du die Entwicklertools in Word.
Falls der Reiter noch nicht angezeigt wird:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf das Menüband.
- Wähle Menüband anpassen.
- Setze den Haken bei Entwicklertools.
- Bestätige mit OK.
Anschließend kannst du die XML-Struktur in dein Dokument laden:
- Öffne dein Word-Dokument oder ein leeres Dokument.
- Wechsle zum Reiter Entwicklertools.
- Klicke auf XML-Zuordnungsbereich. Rechts im Word-Fenster öffnet sich nun ein entsprechender Bereich.
- Klicke dort oben auf das Dropdown-Menü, in dem standardmäßig die vorhandenen Microsoft-Schemas angezeigt werden.
- Wähle Benutzerdefinierten XML-Teil hinzufügen…
- Wähle deine zuvor erstellte Datei eigenschaften.xml aus.
Deine eigene XML-Struktur steht nun in Word zur Verfügung.
Schritt 3: Eigene Felder im Dokument platzieren
Jetzt verknüpfen wir die XML-Felder mit Inhaltssteuerelementen.
- Wähle im oberen Dropdown-Menü des XML-Zuordnungsbereichs deine geladene Struktur aus – in unserem Beispiel MeineEigenschaften.
- Setze den Cursor an die Stelle im Dokument, an der dein Feld erscheinen soll.
- Suche im XML-Baum das gewünschte Feld, zum Beispiel Projektname.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf das Feld.
- Wähle Inhaltssteuerelement einfügen → Nur Text.
Jetzt erscheint das entsprechende Inhaltssteuerelement an der gewünschten Stelle.
Kopiere das eingefügte Inhaltssteuerelement mit Strg + C und füge es mit Strg + V an beliebig vielen weiteren Stellen im Dokument ein. Alle diese Felder greifen auf dasselbe XML-Feld zu.
Änderst du beispielsweise den Projektnamen an einer Stelle, wird der neue Wert automatisch auch an den anderen Stellen übernommen.
Damit kannst du beispielsweise einen Projektnamen, einen Projektleiter oder eine Abteilung einmal eingeben und anschließend an mehreren Stellen im Dokument verwenden.